電子カルテを使い続けるのも可能ですが、「利便性が悪い」「業務効率を上げる必要がある」と感じているなら電子カルテの変更を検討できるでしょう。この記事では電子カルテの変更のタイミングや変更の方法について紹介しています。
電子カルテは変更が難しいシステムとはいえ、変更できます。データ移行や機能の確認などは求められますが、電子カルテの変更によって必要な機能を追加したり、業務効率の改善などが期待できます。またサポート体制を改善させることも可能です。
電子カルテの変更を考えるとよいタイミングは以下の通りです。
電子カルテの機能に不便さを感じると電子カルテの変更を検討する先生もおられます。診察内容の変化などで機能の追加が必要なタイミングでの変更もあるようです。切り替えが難しい電子カルテを変更する理由として、機能への不満や機能不足を挙げる先生は多いようです。
契約期限が切れるタイミングで電子カルテを変更する先生が多いようです。契約更新すると高額な更新料が必要な場合があり、他の電子カルテへの変更を検討するタイミングとなります。更新料がそれほど高くない場合でも、使いやすさや費用対効果など複数の要素を考慮するなら、変更のタイミングとなるでしょう。
電子カルテのサポート期間が切れると、OSのサポートもなくなってしまうため、変更を検討するタイミングとなります。OSのサポート切れはパソコンの問題となりますが、製品寿命となるため致し方がない変更理由です。
電子カルテのコストが膨大になると変更したいと考える方もおられます。契約時には分からなかったランニングコストがかかってしまうと、契約期間が終了する前に変更したいと考える先生もいるようです。
「トラブル時にサポートしてもらえない」「修正を依頼しても対応してもらえない」などのようなサポートへの不満も変更のタイミングとなります。契約の段階では判明しなかった問題が表れると、電子カルテの変更を検討することでしょう。
電子カルテを変更する際にはいくつかのポイントを考えておくとよいでしょう。
事前に3つの点を考慮しておくなら、満足できる電子カルテ選びができるでしょう。
サポート体制として、トラブル時にすぐに対応してくれるのかが主なポイントとなるでしょう。しかし契約前にはサポート体制を見るのは難しいものです。担当者の問題なのか、会社の体制なのかを見極める必要があるからです。そのため、どれほどサポートが充実しているかを判断する方法として、同じ地域で同じ電子カルテを導入した友人に確認するのがよいでしょう。実際に利用しているユーザーに確認するのが確実です。よい評価を得ているなら充実したサポートが期待できるでしょう。
電子カルテの使いやすさに不満を感じていたなら注意が必要です。新しい電子カルテにしたら、さらに使いづらくなったという事態になりかねないからです。契約する前に新しい電子カルテを自分で操作するようにしましょう。デモンストレーションを見るだけでなく、実際の業務をイメージして自由に操作できるように依頼します。動画などで見るだけでなく、操作してみると自分が使いやすいと感じられるかどうか、判断しやすくなります。
導入してきた電子カルテから新しい電子カルテへのデータ移行の問題を克服しておく必要があります。電子カルテのデータ移行が可能かどうかは、「カルテ」「レセプト」「検査結果」などのように、1つずつ確認しておきましょう。項目によっては引き継ぎができていなかったとなるなら、大きな問題となります。異なるメーカーで電子カルテのデータを移行するためのツールが販売されているため、それらを利用してデータ移行できるか確認しておくとよいでしょう。
新しい電子カルテの機能を確認します。新しい電子カルテになると操作性も変わるため、これまで利用してきた機能があるかどうか確認しておく必要があります。これまで利用してきた機能がなくなってしまうなら大きな問題となります。電子カルテの変更を検討する際に機能の比較表を作成しておくなら、一目で機能のチェックができるでしょう。
電子カルテを変更する際には、以下の注意点を検討しましょう。
電子カルテを導入する前に、負担できる予算を決定した後にシステムの費用を調査しましょう。電子カルテの費用は大小様々なので、おおまかな初期費用や月額費用を設定してからサービスを比較するとよいでしょう。
使用する機能を決めておくなら、普段の業務の中で改善したいポイントの機能を重点的に比較できます。現状の課題をピックアップしながら使用する機能を決定しておくと、スムーズに電子カルテの比較ができるでしょう。
電子カルテには、予約システムや自動精算機などの周辺システムがあります。連携できるシステムの中から、どのようなシステムを導入するのかを考えておくようにします。全てを一度に覚えることは難しいため、操作方法を覚えることを考慮しながら、周辺システムの導入を検討するとよいでしょう。
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