電子カルテは導入を決定してから実際に稼働するまで、早くても半年はかかると考えたほうがいいでしょう。その流れとして、デモ・商談・見積りに3～4カ月、打ち合わせやシステム設定に1～2カ月、操作説明から稼働開始までに1～2カ月といったところでしょうか。
ただ、予期せぬ検討事項や問題が発生することもありますので、なるべく早めのスタートが肝心だとお考えください。
電子カルテのメーカーに連絡します。準備や導入には時間がかかるので、思い立ったときに気軽に連絡してみてはどうでしょうか。
メーカーの営業担当者に、自院の規模や診療科目、電子カルテの機能に関する要望、実際に見たいポイントなどを伝えましょう。最初に詳しく伝えておけば、それだけ希望どおりのデモを見られます。
メーカーによっては電子カルテだけではなく、医療機関のデータ管理や業務改善などの相談に乗ってくれるところもあります。
要望に基づいて、実際の機材を使用した電子カルテのデモンストレーションを見ます。操作もさせてくれるので、現物の使い心地を体感してみましょう。 通常はデモの時間や場所も要望に合わせてくれるので、患者さんが少ない時間帯や診療時間外でも問題ないと思われます。
要望とデモでの質疑などをもとにして、医療機関に合った合理的なシステムを提案してくれるでしょう。電子カルテやオプションソフトのほか、PC端末や周辺機器などにきちんと分けられた見積りをもらって、システム全体と個別のコストを把握するようにしましょう。複数メーカーの見積りを前に、どの電子カルテにするか検討して決定したら発注です。
メーカーのインストラクターが電子カルテやレセプトコンピュータに関する要望をヒアリングします。電子カルテに接続したい医療機器があれば、その際に伝えましょう。
医療機関の要望に沿って、電子カルテやレセプトコンピュータの環境設定を行ない、併せて各医療機器と電子カルテの連携設定を行ないます。データ連携にはインターフェース調整に時間がかかることも多いので、時間的に余裕を持った発注が必要です。
また、電子カルテのシステムアップデートやレセプトのオンライン請求にはインターネット回線が必須です。通常使用している回線とは別に、専用の回線を用意することになります。新規で回線を敷設する場合は予想以上に時間がかかる場合もあるので注意しましょう。
医療機関内の希望の場所にシステムが納品されたら、次は操作説明です。電子カルテやレセプトコンピュータの使用方法は、スタッフの人数にもよりますがセミナー形式で行なう場合もあります。もちろんマンツーマンでの説明も可能です。
実際の運用手順に則ってシステムのテスト運用を行ないます。すでに開業している医療機関の場合は、従来の紙カルテと並行して使用します。
問題がなければ、本稼働です。
電子カルテ選びにおいて、以下の項目をチェックしましょう。
これらの要素を総合的に評価し、病院やクリニックの運営方針や規模に合ったシステムを選びましょう。
まず、自院の診療スタイルやニーズに基づき、電子カルテの候補を絞り込みます。少なくとも3社を比較・検討し、それぞれのシステムの特長を評価することがポイントです。複数のシステムを比較することで、後悔のない選定ができるでしょう。候補が決まったら、各メーカーに連絡を取り、具体的な要件を伝えます。
電子カルテをスムーズに導入するため、院内でも事前に準備が必要です。導入前の準備の流れについて紹介します。
全帳票類や使用しているソフト（紙・Excel・Word等）を確認しましょう。管理している情報を、導入する電子カルテのどの機能に当てはめるかを検討するためです。
どんな電子カルテ機能が必要になるかをチェックするため、ゴム印といった加算の算定に使用しているものを確認しましょう。
電子カルテの導入に伴い、ネットワークの見直しが必要になります。既存ネットワークを確認し、利用可能なIPアドレスを把握しましょう。運用が安定した後は、基本的にSEは常駐しません。もしものときに遠隔で操作してもらえるよう、リモート保守の回線を確保しておくのが理想です。
各部門の代表者を決めて委員会を設置。定期的に運用の進捗状況や報告、課題を共有する場を設けましょう。課題に対する解決方法を考えて都度改善を図ることで、電子カルテをより活用でき、業務の効率化・ミス防止につながります。
電子カルテは導入して終わりではなく、運用しながらそれぞれの病院に合った形に調整が必要です。そのために、業務の内容を把握している各部門の代表者にヒアリング。導入後の運用方法を考えます。
導入後のメンテナンスを担当する管理者を設置しましょう。導入時の管理や、発生したトラブルへの対応を担当してもらいます。
万が一トラブルが起こった際の対応をあらかじめ決めておきましょう。別のシステムを用意しておく、一時的に紙媒体を利用するなど、各部署で連携をとる必要があるため、事前に周知します。
クラウド型の電子カルテでない（オンプレミス型）場合は、電子カルテのサーバーを置く場所が必要になります。システムの規模によって必要なスペースが変わるので要確認。熱がこもらないよう、余裕をもったスペースを確保しましょう。
導入前や直後は、SEが院内に常駐して作業を行います。導入が完了するまでの間、システムの近くで管理・調整できる作業スペースの確保が必要です。
院内のスタッフが滞りなく電子カルテを利用できるよう、操作研修をする場所を確保します。できるだけ集合研修の形がとれるよう、一定の人数が入れる場所を設けましょう。
電子カルテの利用にはパソコンやタブレットなどの端末が必要です。各部門、どの位置に端末を設置すべきか考え、スペースを確保しておきましょう。
運用開始前にリハーサルを行なう場合は、リハーサルスペースも必要です。仮部門を設けて集合し、リハーサルを行います。
ネット回線を確保するための備品が足りているか、確認しましょう。電子カルテの導入に伴い端末が増えるため、必要な電源やLANケーブルも多くなります。プリンタやパソコン、バックアップメディアなどの周辺機器も準備が必要です。
運用開始後は、導入前に想定していなかった問題やトラブルが発生することがあります。特に以下の点に注意を払い、安定した運用を確保しましょう。
電子カルテの運用において、避けたいのがデータ消失です。これを防ぐためには、定期的なバックアップが欠かせません。メーカーが提供するバックアップオプションを確認し、事故や災害時にも迅速にデータを復旧できる体制を整えておくことが大切です。
電子カルテはネットワークを介して運用されるため、セキュリティ対策も重要です。セキュリティが不十分だと、不正アクセスやウイルス感染によるデータ流出のリスクが高まります。ファイアウォールやウイルス対策ソフト、ネットワークの監視体制などが充実しているシステムを選び、院内のセキュリティ対策を強化しましょう。
電子カルテに移行した後も、それまで使用していた紙カルテを適切に管理することが必要です。以下のいくつかの方法があります。
カルテの保存期間は法律で5年間と定められていますが、日本医師会は永久保存を推奨しています。電子カルテ導入後も、紙カルテの管理方法を事前に計画しておくことが求められます。
一般診療所・病院運営・自由診療といった各領域で重視されるポイントを踏まえ、3つのタイプに分けて整理しました。
違いが見えにくい電子カルテを“診療スタイル基準”で比較し、自院に合う方向性をつかめるようにまとめています。
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